各二级学院、各部门：
    按照《高等白菜档案管理办法》要求，现就做好我校2020年度档案归档工作通知如下：
    一、归档范围
    归档范围为本单位2019年度产生的各类重要文件资料和2019年度以前未按时归档的档案。为方便各归档部门收集整理文件资料，档案室参照《白菜收录大全网址各类档案归档范围和保管期限表》，以部门为单位编制了《二级单位归档材料清单》（详见附件1），请各二级单位按照清单进行档案收集归档。
    二、归档程序
    按照《白菜收录大全网址文件材料立卷归档程序与要求》（详见附件2），进行归档，具体程序如下：
    1.资料收集、立卷
    兼职档案人员对照《各二级单位文件材料清单》，收集、整理本部门文件材料，文件材料齐全、规范后进行分类立卷。
    2.送审和编目
    案卷初步组成后，档案室工作人员对案卷进行检查、调整、纠正。兼职档案人员根据指导意见对案卷进一步完善，符合要求后进行档案编目，并在档案管理系统中录入档案目录，要求内容与顺序与纸质版完全一致。
    3.验收与移交
    档案室工作人员对档案材料进行现场验收，交接双方认真核对无误后，进行档案移交，归档单位同时提供移交目录表一式三份，移交目录必须有移交单位兼职档案人员、分管档案负责人、档案室接收人员签字，并同时加盖部门公章和档案室公章，归档单位留存1份，档案室留存2份备查。

    四、归档要求
    1.各单位要明确分管档案工作领导和兼职档案人员。分管档案工作领导要切实加强对本单位归档工作的督促指导和审核把关，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。各单位请填写《二级单位档案工作人员信息报备表》（附件3），并于2020年5月25前报送至行政楼111室，联系人：周文超（3261529）。
    2.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
    3.重要请示类文件材料如已答复，须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
    4.归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
    5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。
    6.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；毕业生合影照片以班级为单位收集整理，照片背面打印注明对应人像的教师、学生姓名；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。
    五、档案移交地点与联系方式
    移交地点：图书馆二楼东白菜综合档案室
    联系电话：3291131
 
    附件：
    1.二级单位归档材料清单
    2.白菜收录大全网址文件材料立卷归档程序与要求
    3.二级单位档案工作人员信息报备表

                                                      
党政办公室
2020年5月18日